Kaikkien asunto-osakeyhtiöiden tulisi siirtyä sähköiseen huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Maanmittauslaitos on lähestynyt pieniä korkeintaan neljän osakehuoneiston taloyhtiöitä syys-lokakuussa viranomaiskirjeellä, jossa opastetaan tarvittaviin toimiin.
Viranomaiskirjeen taustalla on halu varmistaa, että myös sellaiset taloyhtiöt, jotka eivät käytä ammattimaista isännöitsijää, saisivat osakeluettelon siirtoon tarvittavan tiedon ja ohjeistuksen. Kirjeitä postitetaan useassa erässä yhteensä noin 20 000 kappaletta.
Huoneistotietojärjestelmään kerätään tiedot osakehuoneistoista, niiden omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Samalla paperisista osakekirjoista luovutaan.
Kaikkien asunto-osakeyhtiöiden pitää lain mukaan siirtyä huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Maanmittauslaitos ei peri siirrosta maksua, kun se tehdään määräajassa.
Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tarkoittaa käytännössä sitä, että taloyhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Tämän jälkeen taloyhtiön ei enää tarvitse esimerkiksi selvittää omistajanvaihdoksia, valvoa varainsiirtoveroa eikä ylläpitää osakkaiden yhteystietoja.